DETAILS OF THE OFFER | Working place: Inserm Missions: La personne recrutée coordonnera et réalisera des actes administratifs afférents à la gestion du PEPR PROPSY. Elle assistera l’équipe dans ses activités. Elle sera notamment amenée à apporter un soutien pour l’organisation des évènements scientifiques, ainsi que pour les actions de communication du PEPR. Elle sera placée sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de l’IT Neurosciences, Sciences, sciences cognitives, neurologie et psychiatrie et sous l’autorité fonctionnelle de la cheffe de programme du PEPR PROPSY.
Activités principales : - Assister l’équipe PROPSY : agenda, gestion des courriers et information, rédaction et mise en forme et suivi de courriers, de documents administratifs, compte rendu, présentation et autres supports de communication scientifique
- Accueil téléphonique, et réception des demandes extérieures à transmettre
- Organiser et préparer les réunions périodiques : réservation salle, conférences téléphoniques et visioconférences, convocations, assurer l’accueil et le suivi des actions qui découlent de ces réunions
- Gérer les missions et les déplacements professionnels de l’équipe PROPSY, des invités (experts, collaborateurs, conférenciers…) : réservations billets de transport et hôtels, éditer les bons de commande et frais de missions sur progiciel de gestion financière
Qualifications: - Maîtrise des techniques de secrétariat, les logiciels bureautiques et de publication assistée par ordinateur (Pack-Office, Adobe, Photoshop et InDesign), les outils informatiques (internet, …) et de communication (si possible Sendiblue, les agrégateurs de flux)
- Maîtrise de logiciel financier et comptables de la structure, en particulier le progiciel de gestion Safir (IP/ PO, Missions) ou SIFAC
- Bonnes notions en finances publiques
- Maîtrise l’anglais
- Connaissance de la fonction publique-EPST, du monde de la recherche et de ses acteurs
Savoir-faire : - Accueil téléphonique et accueil physique français et anglais
- Organisation et planification, priorisation de ses activités
- Restitution des informations orales et écrites pour transmission
- Rédaction tous types de documents, expression écrite et mise en forme
- Organisation des données, partage classification, archivage
- Gestion d’un budget, suivi des dépenses et crédits
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